Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Aspecte contabile
Evidenta furnizorilor in contabilitate se tine in principal cu ajutorul conturilor:
- 401 Furnizori
- 404 Furnizori de imobilizari sau
- 408 Furnizori facturi nesosite.
In contabilitatea furnizorilor se inregistreaza operațiunile privind cumpararile, de marfuri și produse, serviciile achiztionate, precum și alte operațiuni similare efectuate.
Datoriile catre furnizorii de bunuri, respectiv prestatorii de servicii, de la care, pana la finele lunii, nu s-au primit facturile se evidențiaza distinct in contabilitate (contul 408 “Furnizori – facturi nesosite”), pe baza documentelor care atesta primirea bunurilor, respectiv a serviciilor.
In baza contabilitații de angajamente, entitațile trebuie sa evidențieze in contabilitate toate cheltuielile, respectiv datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.
In conturile de furnizori se evidențiaza distinct datoriile din penalitați stabilite conform clauzelor contractuale, despagubiri datorate pentru contracte intrerupte inainte de termen și alte elemente de natura similara.
Avansurile acordate furnizorilor se inregistreaza in contabilitate in conturi distincte.
Avansurile acordate furnizorilor de imobilizari se reflecta distinct de avansurile acordate altor furnizori.
Contabilitatea furnizorilor se ține:
- pe categorii, precum și
- pe fiecare persoana fizica sau juridica.
In acest sens, in contabilitatea analitica, furnizorii și clienții se grupeaza astfel:
- interni și
- externi,
iar in cadrul acestora pe termene de plata.
Daca utilizezi SmartBil inca de la inregistrare se delimiteaza achizitiile interne de achizitiile externe prin modalitati diferite de introducere:
Poti alege cum sa setezi analiticele conturilor de furnizori, respectiv cum sa setezi analiticele: numerice sau alfanumerice.
In cazul generarii unei balante analitice, acestea vor fi afisate in balanta atat cu analitic cat si cu denumirea tertului.
Aspecte fiscale
Din punct de veder fiscal, la evidenta furnizorilor este important sa verifici:
- daca partenerul roman este platitor de TVA sau nu si daca aplica sau nu TVA la incasare;
- daca partenerul din UE are cod valid in VIES sau nu;
- daca nu cumva este inactiv fiscal;
In SmartBill verificarea partenerilor se face automat in program.
La inceput, introduci doar CUI-ul partenerului si aplicatia preia informatiile disponible de pe site-ul ANAF cu privire la datele de identificare, calitatea de platitor de TVA, eventuala inactivitate fiscala.
Daca utilizezi si SmartBill Gestiune crearea analiticelor se realizeaza pornind de la informatiile din gestiune. Daca utilizezi SmartBill conta, atunci crearea analiticelor se realizeaza direct in acest modul.
Ce se intampla daca atunci cand introduci o factura constati ca furnizorul este inactiv fiscal?
Potrivit art. 11 alin. (9) din Codul fiscal, beneficiarii care achizitioneaza bunuri si/sau servicii de la persoane impozabile stabilite in Romania, carora li s-a anulat inregistrarea in scopuri de TVA conform prevederilor art. 316alin. (11) lit. c) – e) si lit. h) si au fost inscrisi in Registrul persoanelor impozabile a caror inregistrare in scopuri de TVA conform art. 316 a fost anulata, nu beneficiaza de dreptul de deducere a taxei pe valoarea adaugata aferenta achizitiilor respective, cu exceptia achizitiilor de bunuri efectuate in cadrul procedurii de executare silita si/sau a achizitiilor de bunuri de la persoane impozabile aflate in procedura falimentului potrivit Legii nr. 85/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
Recomandari:
- Verifica permanent soldurile conturilor de furnizori pentru a descoperi eventuale erori /omisiuni.
De exemplu, este posibil ca o factura sa figureze neincasata fiindca s-au pierdut dovezile de plata (in cazul platilor in numerar). Acest lucru te afecteaza fiindca nu poti sa iti deduci TVA-ul aferent facturii.
In SmartBill Conta poti sa listezi fie o balanta analitica pe furnizori, fie sa rulezi raportul Sume de platit, care iti arata exact sumele scadente de plata, pentru fiecare furnizor si componenta acestora.
Aici vei vedea si care este categoria de intarziere sau daca facturile sunt inca in termen.
Este obligatoriu ca cel putin o data pe an sa faci verificarea soldurilor furnizorilor si reconcilierea cu acestia prin confirmarea extraselor de cont.
